La factura electrónica DIAN consiste en una serie de registros y servicios tributarios electrónicos para el registro de facturas de venta electrónicas. Es un documento digital que reemplaza las facturas en papel y facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Ahora, la gestión de los procesos contables y fiscales es más eficaz gracias a la factura electrónica. El uso de una factura electrónica tiene muchas ventajas, tanto para el emisor como para el destinatario, incluidos menores costos de impresión y almacenamiento, mayor seguridad de la información y menos errores de facturación.
Las personas naturales y jurídicas son las encargadas de tener que obtener una factura electrónica porque son las encargadas de recaudar el impuesto sobre las ventas (IVA) y/o el impuesto nacional al consumo (INC).
En este sitio web podrá encontrar las preguntas más frecuentes sobre la factura electrónica DIAN, así como información sobre los requisitos y trámites necesarios para su correcta implementación:
Requisitos importantes sobre la facturación electrónica DIAN
Tiene que tener en cuenta los siguientes requisitos clave para la facturación electrónica DIAN:
- Habilitar la opción de facturación electrónica en la página de la DIAN.
- Registrar el software de confianza para emitir la factura, pinche aquí para conocer todos los pasos.
- Contar con un certificado de firma digital.
- Tener conexión a Internet.
- Utilizar un dispositivo como una PC, tableta o teléfono.
El decreto establece 18 requisitos para las facturas electrónicas, entre ellos que se indique explícitamente que se trata de una factura de venta, incluir el número de factura, el número de identificación fiscal (NIT) del vendedor y su nombre completo o razón social.
Desde 2019, todas las empresas deben emitir facturas electrónicas que hayan sido liquidadas por la DIAN y registrarse ante la autoridad fiscal. Además, la propia empresa o un proveedor certificado puede ofrecer la firma electrónica.
Así que es crucial que las empresas conozcan las regulaciones y procedimientos de DIAN Colombia para la emisión de facturas electrónicas.
Obtener una factura electrónica DIAN
Para obtener la factura electrónica DIAN es necesario cumplir con los requisitos expuestos anteriormente. Una vez se haya registrado en el portal de la DIAN y tenga un certificado digital, podrá empezar a emitir facturas electrónicas.
Para obtener una factura electrónica DIAN siga estos pasos:
1- Ingrese en la Facturación electrónica DIAN
2- Introduzca todos sus datos para iniciar sesión, como el correo electrónico y contraseña, pinche “Entrar”.
3- Una vez dentro, formalice su registro como facturador electrónico.
4- Ingrese al portal “Habilitación”.
5- En el menú, vaya a “Participantes/Facturador” y configure “Modo operación”.
6- Por último, el sistema generará los rangos de facturas de prueba.
Es muy recomendable que se familiarice con la factura electrónica porque ofrece multitud de ventajas. Entre ellas se pueden encontrar:
- Emitir facturas electrónicas DIAN, que incluyen la disminución de costos asociados a la generación y almacenamiento de facturas
- Agilización de trámites administrativos
- Mejora de la gestión tributaria y la disminución de errores de facturación.
Verificar Factura Electrónica DIAN
A través del portal web de la DIAN se puede verificar la factura electrónica DIAN para ver si cumple con los estándares técnicos establecidos por la entidad. También puede consultar su información fiscal en esta página.
Si quiere verificar que ha hecho correctamente la factura electrónica, siga estos pasos:
1- Ingrese en la página web DIAN.
2- En el apartado “Factura electrónica”, pinche “Facturando Electrónicamente”.
3- Luego, en la parte izquierda de la pantalla le aparecerán varias opciones como “Administrador”, “Empresa”, Persona”, etc. Pinche en “Buscar Documento”.
4- En ese momento, tendrá que introducir su CUFE o UUID para ingresar.
Finalmente habrá podido consultar y verificar su factura electrónica DIAN.
Facturación electrónica DIAN gratis
La facturación electrónica gratuita es un servicio ofrecido por la DIAN que permite a las empresas y contribuyentes realizar sus procesos de facturación de manera digital.
Al optar por la facturación electrónica gratuita, las empresas pueden disfrutar de diversos beneficios, como la agilidad en la emisión y recepción de facturas, la reducción de costos asociados a la impresión y envío de facturas físicas.
Para obtener la factura electrónica gratuita, sigue estos pasos:
- Ingrese a la página de la DIAN.
- Complete tus datos para recibir el TOKEN, que es necesario para el registro.
- Formalice tu registro como facturador electrónico.
- Acceda al portal de «HABILITACIÓN» en la página de la DIAN.
- Diríjase al menú «Participantes» y seleccione la opción «Facturador».
- Configure el «Modo de Operación» de acuerdo a sus necesidades y requisitos.
- El sistema generará automáticamente los rangos de facturas de prueba para que pueda realizar pruebas antes de emitir facturas electrónicas reales.
Habilitar Factura Electrónica DIAN
El proceso de habilitación en el software «Facturación Gratuita DIAN» consta de los siguientes pasos:
- Configuración del software: Acceda al panel de control del servicio de Facturación Gratuita DIAN.
- Realización del SET de pruebas: Este paso es fundamental para obtener el estado «HABILITADO» en el software. Realice las pruebas requeridas según las indicaciones proporcionadas.
- Familiarización con la plataforma: Durante el proceso de set de pruebas, se familiariza con la plataforma y sus funciones. Esto le permitirá comprender cómo utilizar el software de manera efectiva.
- Modificación de información general: A través del software, tendrá la posibilidad de modificar la información general relacionada con su empresa. Podrá adjuntar el logo de la empresa y realizar ediciones según sea necesario.
Recuerde que este proceso de habilitación es necesario para utilizar el servicio de Facturación Gratuita DIAN de manera adecuada y cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN en cuanto a la emisión de facturas electrónicas.
Consultar Factura Electrónica DIAN
La consulta de la factura electrónica en la DIAN es un proceso sencillo y ágil que le permite acceder a la información detallada de sus transacciones comerciales. Para ello, puede seguir estos pasos:
- Ingrese al sitio web oficial de la DIAN ( www.dian.gov.co ).
- Luego busque la sección Facturando Electrónicamente
- Dentro de la página tiene que introducir su correo electrónico y contraseña, luego pinche “Entrar”.
- En la opción «Documento», busque los datos de CUFE (Código Único de Factura Electrónica) de la factura que desea consultar.
- El sistema de la DIAN procesará la consulta y mostrará los resultados correspondientes a la factura electrónica buscada.
- Utiliza el CUFE para realizar la consulta y verificar la validación de la factura electrónica.
Descargar Factura Electrónica DIAN
Para tener un comprobante o resguardo de tu factura electrónica, sólo tiene que descargar la Factura Electrónica DIAN y seguir esta guia:
- Acceda al sistema de “Factura Electrónica con Validación Previa» en el portal «Facturando Electrónicamente» de la DIAN.
- Busque la opción «Documento» y proporcione los datos del CUFE (Código Único de Factura Electrónica) para localizar la factura y su validación.
- Verifique que la factura se encuentre en estado «Aceptada». En ese caso, podrá descargarla en formato XML o PDF según sus preferencias.
Recuerde que, antes de utilizar el software «Facturación Gratuita DIAN», es necesario registrarse como facturador electrónico en el portal «Habilitación» de Factura Electrónica.
Anular Factura Electrónica DIAN
¿Quiere anular su factura electrónica DIAN? Para ello debe seguir los siguiente pasos:
- Ingrese al sistema de “Factura Electrónica con Validación Previa» en el portal «Facturando Electrónicamente» de la DIAN.
- Busque la opción «Documento», que corresponde a los datos de CUFE, para consultar la factura y su validación.
- Verifique el estado de la factura. Si se encuentra en estado «No aceptada» o «Rechazada», podrá proceder a su anulación.
- Si la factura está en estado «Aceptada», debe solicitar la anulación a través del facturador electrónico que utilizaste para emitir la factura.
La anulación de una factura electrónica es un procedimiento fácil y sencillo donde puedes corregir errores o eliminar una factura emitida de forma electrónica.